3. 회사 등 단체관련 증거보전
가. 유형
재건축조합 임시총회결의 무효확인소송 등의 본 소송 제기를 위한 준비작업으로서, 조합원총회와
관련된 중요서류의 폐기 및 인멸 기타 변조의 방지를 목적으로 신청하는 경우가 대표적인 예이다. 이러한 유형의 사건에서는 조합장 선임과 관련된
조합원 명부, 서면동의서, 의사록, 비디오테이프, 투표함, 투표용지 등에 대한 법원외 서증조사를 신청하는 것이 일반적인데, 그 양이 방대하고
신청인과 피신청인이 적대적인 관계에 놓여 있는 경우가 많으므로 각별히 주의를 기울일 필요가 있다. 법정외 서증조사신청을 인용할 경우 제출된
문서들을 사본하여 첨부하고, 관련 비디오테이프가 있을 경우 복사본을 제출받는 방식으로 증거보전을 실시한다.
나. 결정례13) //
(1) 재개발조합을 상대로 임시총회결의무효확인을 주장하면서 출석조합원의 명부 확인, 서면
동의서의 수, 회의록 및 비디오테이프 확인, 조합장 변경 인가신청서에 대한 서증조사 신청을 인용한 사례14)
(2) 법무사협회 회장 당선자를 상대로 하여 차점 낙선자가 법무사협회 회장 선거 중 일부
무효표의 집계 등 개표과정의 잘못을 이유로 증거보전신청을 한 사례15)
(가) 대한법무사협회 사무국, 전국 시도의 선거인 명부, 잔여 투표용지, 비디오테이프에 대한
증거조사결정을 한 후, 현장검증 및 투표함, 잔여투표용지 등을 법원의 창고에 보관하도록 조치함
(나) 일반적으로 단체의 임원선임과 관련된 사건의 증거보전의 경우 관련 문서 및 투표용지를
사본하여 기록에 첨철하는 방식으로 증거조사를 마치나 사안의 중요성에 비추어 직접 법원 내 창고에 투표함을 보관하고 그 장소를 밀봉함
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13) 모두 서울지방법원의 결정례이다.
14) 서울지방법원 99카기6771.
15) 서울지방법원 2003카기4069.
(3) 임시주주총회의 위임장 등에 대한 증거보전 사례16)
(가) 甲 주식회사가 2003. 10. 21.경 임시주주총회를 개최하였는데, 위 총회에서
전체발행 주식의 87.7%가 출석하고, 참석 주식의 75.02%가 찬성하여 신주 최저발행가액 확정 등에 관한 안건이 처리되었다. 이에 대하여 위
회사의 주주인 乙 주식회사가 甲 주식회사를 상대방으로 하여 의결권 위임장, 이에 첨부된 인감증명서, 신분증 사본 등 부속서류 일체, 주주총회
찬성, 반대 표결 및 그 집계 결과와 관련하여 작성된 문서 일체에 대한 증거보전을 신청하였다.
(나) 乙 회사가 주장한 증거보전의 사유
① 甲 회사는 다수의 소액주주들로 구성된 회사인데, 임시주주총회에 앞서 직원들로 하여금
의결권에 관한 소액주주들의 위임장 확보를 강요하였고, 위 위임장에 인감증명서나 신분증 사본, 한국예탁결제원(<= 증권예탁원)이 발송한
주주총회 참석장 등 그 진정 성립을 입증하기에 필요한 서류가 첨부되지 아니한 것이 다수이다. 반면, 乙 회사측이 제출한 위임장에 대하여는 그와
달리 신분증 등의 미첨부를 이유로 접수를 거부하였다.
② 乙 회사가 甲 회사에 대하여 위와 같은 위임장이 적법·유효하게 작성된 것인지를 확인할
기회를 달라고 요청하였으나 거부되었고, 결국 임시주주총회 이전에 甲 회사가 확보한 위임장에 의하여 해당 주주가 위 총회에 출석하여 발의된 안건에
찬성한 것으로 하였다.
(다) 증거보전의 결정
서울중앙지방법원은 국내 기간통신망 사업자인 피신청인 회사의 임시주주총회에 관한 분쟁의 조속한
해결 필요성과 위임장 등 관련 서류의 분실 훼손 가능성이 있다고 보아, 심문기일을 열고 甲, 乙 양 회사를 심문한 후 증거보전신청을 인용하였다.
(라) 증거조사의 실시
① 서증조사는 2003. 10. 24. 16:30부터 같은 날 24:00까지, 2003.
10. 25. 09:30부터 18:00까지 이틀간 실시되었고, 소송대리인 및 쌍방 참여인으로 합의된 사람들만이 참여하도록 하였다.
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16) 서울지방법원 2003카기8740.
② 참관인으로 서울지방법원 주임 5명, 참여인으로 신청인 회사측 직원 7명, 피신청인 회사측
직원 8명, 복사업체 직원 35명이 각 출석하였고, 참관인은 법원공무원증을, 신청인 회사측 참여인은 녹색 비표를 왼쪽 가슴에, 피신청인 회사측
참여인은 녹색 비표를 왼쪽 팔에, 그 이외의 참여인은 주황색 비표를 왼쪽 가슴에 부착하게 하여 출입자를 통제하도록 하였다.
③ 조사대상 서증은 사과상자 크기의 종이상자 30개에 구분되어 담겨있었고, 그 중 28개는
봉인된 상태였으며, 2개는 봉인되지 아니한 상태였다.
④ 서증조사와 관련하여 여러 쟁점에 대한 쌍방의 합의사항은 아래와 같다.
㉮ 조사대상 서증 중 출석에 관한 전산자료 등은 피신청인 회사측이 출력해 온 것을
임의로 제출받기로 한다.
㉯ 봉인된 상자의 개봉은 양측 참여인의 입회 하에 법원 직원이 한다.
㉰ 위임장 등 부속 서류가 사본인 경우 법원 직원이 복사본에 청색 펜으로 '사본의
사본'이라고 부기하고, 그 밑에 해당 법원 직원의 이름을 적는다(주민등록증 등 신분증명서류는 제외).
㉱ 서류가 집게로 묶여있는 경우 집게를 푼 다음 복사하고, 스테이플러로 찍힌 경우
이를 제거하지 않은 상태에서 그대로 복사한다. 낱장의 서류는 연속하여 복사한다.
㉲ 위임장 등의 뒷면에 기재된 전화번호 등은 복사하지 않는다.
㉳ 복사본을 보관할 상자에는 원본 상자에 적힌 번호와 동일한 번호를 법원 직원으로
하여금 적도록 하고, 그 상자에 복사본을 바로 담는다.
㉴ 복사된 원본은 임시로 다른 상자에 옮겨 담은 후 복사가 완료되면 원래의 원본
상자에 옮겨 담고, 복사본을 담은 상자는 법원 직원이 인계받아 '서울지법'이라고 기재한 다음 관리한다.
(마) 서증조사의 진행
① 10. 24. 18:00경부터 복사를 시작하였고, 저녁식사는 도시락을 배달시켜 서증조사
장소에서 해결하였다.
② 10. 24. 23:40경 조사대상물의 방대함으로 인하여 서증조사를 중단하고, 10.
25. 09:30에 속행할 것을 고지하면서 현장을 정리하도록 하였으며, 복사가 진행
중에 중단된 상자는 복사기 위에 올려놓고, 창문의 시정장치를 확인한 후 출입문을 봉인하였다.
③ 10. 25. 09:30경 봉인된 출입문을 해제한 다음 서증조사를 속행하였다. 같은 날
17:30경 종이상자 30개 분량으로 약 7만여 장에 이르는 위임장 등 서류의 복사가 완료된 다음, 쌍방 대리인으로부터 증거보전절차에 아무런
이의가 없다는 취지의 확인서를 받았다.
④ "법원보관분과 원본과의 불일치 등의 사유가 있을 경우 대조 등을 위해 서증조사 후 재봉인
함"이라고 기재된 종이를 상자에 붙인 다음 재봉인하였다. 복사본 상자 30개는 법원의 창고에 보관시킨 후 기록으로 조제하기로 하였다.
⑤ 서증조사를 마친 후 2003. 10. 28.과 29. 이틀에 걸쳐 신청인 회사측의 신청에
의한 위 서증조사자료 전부에 대한 기록조제 작업 및 열람 등사 작업이 완료되었다.
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